Kế hoạch tổ chức sự kiện giống như kim chỉ nam giúp cho sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được hiệu quả, mục đích tổ chức. Nếu bạn là một kẻ tay mơ đang tìm kiếm mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, đừng bỏ qua bài viết này. Với 9 bước sau đây, bạn sẽ có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện trơn tru hoàn hảo đến từng chi tiết.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo chỉ với 9 bước
Một sự kiện được tổ chức bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Sau đây, MARCOM sẽ chia sẻ đến bạn 9 bước giúp lập kế hoạch tổ chức chương trình sự kiện thành công.
1. Xác định loại hình và mục tiêu tổ chức sự kiện
Có nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức, tùy thuộc theo mục đích doanh nghiệp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình này lại có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục đích chính cuối cùng .
Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
2. Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Từ mục tiêu được đề ra, bạn hãy xác định đối tượng tham gia sự kiện trên dữ liệu đã có. Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.
3. Xác định thông điệp của sự kiện
Có thể nói thông điệp là linh hồn của sự kiện, phần ý tưởng này sẽ quyết định đến toàn bộ concept. Thông điệp chính, phần này ý tưởng càng mới mẻ và độc đáo bao nhiêu thì bạn sẽ có cơ hội thu hút người tham gia bấy nhiêu.
Bên cạnh đó phần thông điệp cũng rất quan trọng. Mỗi một sự kiện sẽ có một thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Và đó cũng chính là điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện. Vậy nên hãy đưa ra những thông điệp thật ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ thông tin. Để khách mời tham dự dễ nhớ, dễ ấn tượng nhé!
4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Để lên được kế hoạch tổ chức sự kiện thì ngoài xác định mục tiêu và loại hình. Bạn sẽ còn phải xác định được địa điểm và thời gian tổ chức. Trước hết bạn sẽ cần phải đưa ra cho mình. Và khách hàng một khung thời gian nhất định để có thể tiến hành các bước tiếp theo. Chỉ khi thời gian được xác định rõ ràng thì bạn mới có thể lên được timeline cũng như chuẩn bị mời khách hàng,…
Sau khi chốt được thời gian bạn cần tìm ngay địa điểm tổ chức. Bởi bạn biết đấy, một ngày sẽ có rất nhiều sự kiện diễn ra nên càng chốt được sớm địa điểm bao nhiêu thì bạn sẽ càng yên tâm bấy nhiêu. Ngoài ra khi tìm địa điểm cũng nên cân nhắc tới các vấn đề về giao thông di chuyển thuận lợi. Phù hợp với tính chất sự kiện và đối tượng tham dự nữa nhé.
Chẳng hạn như nếu khách mời là các khách VIP bạn sẽ không tổ chức ở các địa điểm bình thường. Mà cần tổ chức ở khách sản 5 sao, đảng cấp đúng không nào? Hay chẳng hạn sự kiện gây quỹ vì cộng đồng, bảo vệ môi trường. Thì nên được tổ chức ngoài trời thay vì trong nhà,…
5. Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình sự kiện
Xây dựng một kịch bản đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và gây ấn tượng với khách hàng. Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có mục đích và tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản của chương trình. Kèm theo đó là timeline chi tiết với bố cục 3 phần: Khai mạc – Nội dung chính – Bế mạc.
Cùng với đó, bạn cần phải chuẩn bị 2 loại kịch bản là: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
- Kịch bản tổng quát: Là những nội dung chính mà bạn muốn xuất hiện trong chương trình với timeline cụ thể cho từng phần. Kịch bản tổng quát bao gồm: thời gian, nội dung, bảng phân công nhân sự,… Để có một chương trình thành công, gây được sự ấn tượng. Khi có một điểm nhấn một cách hợp lý.
- Kịch bản chi tiết (MC chương trình): ngoài việc trau chuốt cho ngôn từ tránh được các từ nhạy cảm, từ lóng. Thì cần phải truyền tải được nội dung và thông điệp của chương trình. Bên cạnh đó, việc lựa chọn MC dẫn chương trình có nhiều kinh nghiệm. Khả năng dẫn dắt lôi cuốn và truyền tải được cảm xúc tới người nghe cũng là yếu tố rất quan trọng.
6. Lập kế hoạch truyền thông
Quảng bá sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ càng thu hút được nhiều đối tượng. Tùy vào quy mô sự kiện mà doanh nghiệp sẽ có các truyền thông riêng. Tuy nhiên, dù lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng mang lại thiện cảm nếu được truyền thông tốt.
7. Lập ngân sách tổ chức sự kiện
Sau khi đã có chương trình cụ thể, bạn cần lên ngân sách phù hợp cho sự kiện. Ở bước này, tùy vào loại hình và mục tiêu sự kiện mà bạn có thể xây dựng bảng ngân sách sao cho phù hợp.
Khi lên kinh phí tổ chức sự kiện, bạn cũng nên thêm một mục nào đó là mục dự trù cho các chi phí phát sinh. Không một sự kiện nào có thể tiêu hết vừa vặn số tiền đề ra mà sẽ luôn có khoản phát sinh bất ngờ. Vậy nên hãy để thêm sẵn 1 khoản để giải quyết những vấn đề nảy sinh khi tổ chức nhé.
8. Giám sát tiến độ thực hiện
Chương trình thành công khi có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Thời gian từ khi lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc cần được quản lý chặt chẽ. Phân công công việc trong từng giai đoạn của chương trình. Và giám sát tiến độ thực hiện là việc không thể lơ là. Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra, cần rà soát lại một lần tất cả các khâu để tránh xảy ra sai xót.
9. Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc là lúc nhìn lại và đưa ra báo cáo về suốt quá trình tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện ra sao chính là hệ quả của quá trình chuẩn bị. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện để phát huy cái tốt và khắc phục cái xấu. Việc làm này để lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau thành công hơn.
Vừa rồi MARCOM đã nêu ra 9 bước để giúp bạn nhanh chóng lập được kế hoạch tổ chức sự kiện thật hoàn chỉnh. Mong rằng những thông tin này sẽ là hành trang để giúp bạn bay cao, bay xa hơn trên con đường sự nghiệp. Chúc bạn may mắn và thành công trong tương lai.
Để biết thêm thông tin chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây. MARCOM sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí cho quý khách 24/24.
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THIẾT BỊ SKYEVENT
- Hotline: 079 789 5656 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: chothuemanled.vn@gmail.com
- Website: https://chothuemanled.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
