Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Và để tổ chức sự kiện được thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm…Với hơn 10 năm kinh nghiệp trong tổ chức các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. MARCOM đã đúc rút được các bước tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cùng theo dõi thông qua bài viết dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần. Tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự sự kiện và xã hội. Đồng thời, nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp. Khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng. Chính vì vậy event được đánh giá là công cụ quảng bá

thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác. Giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác. Thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

• Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị. Truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm tin và ấn tượng với khách hàng.
• Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm. Giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
• Việc tổ chức sự kiện giú mở rộng số lượng khách hàng, tăng thu, lợi nhuận cho công ty.

Các bước tổ chức sự kiện thành công và chuyên nghiệp

1. Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện (Bước quan trọng nhất trong các bước tổ chức sự kiện)

Việc đầu tiên bạn cần khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng khi triển khai bạn sẽ rất dễ bị lạc đường.

Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo. Và xây dựng nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì ở các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.

2. Xây dựng chủ để chính

Làm thế nào để tạo ý tưởng cho tổ chức sự kiện?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện, họ thỏa sức sáng tạo. Và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Người tổ chức sự kiện phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

Tiếp theo, ở bước này, việc cần làm tổ chức sự kiện đó chính là tìm địa điểm và chốt thời gian cho sự kiện. Đây là bước cực kỳ quan trọng bởi nếu không chốt được hai phần này bạn sẽ không thể lập các kế hoạch và triển khai chúng.

Nếu như ngày và địa điểm cụ thể đã được khách hàng chỉ định trước thì khá dễ dàng. Nhưng nếu bạn phải xem xét và lựa chọn thì hãy lưu ý những điểm sau đây để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp:

• Cần xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch
• Nên tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra về lịch của những khách mời chính
• Khảo sát thật kỹ lưỡng địa điểm tổ chức

4. Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

• Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
• Xác định thời gian tổ chức
• xác định chủ đề chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
• Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

5. Lập kế hoạch, kịch bản và timeline tổ chức sự kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc.
• Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, setup bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
• Phương thức vận chuyển: ô tô
• Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

6. Dự trù ngân sách dành cho sự kiện

Khi làm các công việc tổ chức sự kiện, bạn cũng cần phải lập một dự trù ngân sách dành cho sự kiện ấy. Bản chi phí này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự đoán ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra bạn vẫn có khả năng chi trả.

7. Dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1-2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện. Đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

8. Tiến hành thực hiện chương trình 

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh. Cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị và chạy chương trình. Bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

9. Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn vẫn chưa hết việc đâu. Lúc này bạn sẽ cần phải ngồi lại cùng toàn bộ team để xem xét lại từng hạng mục. Và đánh giá xem điểm nào tốt điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước rất quan trọng trong các bước tổ chức sự kiện. Vậy nên đừng bỏ qua nó nhé!

Marcom với trên 10 năm kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị sự kiện như: Cho thuê màn hình Led, cho thuê âm thanh và cho thuê ánh sáng. Ngoài ra Marcom cũng chuyên cung cấp các thiết bị chuyển đổi, hệ thống điều khiển và các giải pháp trình chiếu chuyên nghiệp của thương hiệu USA. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tổ chức một chương trình sự kiện thì hãy liên hệ ngay tới Marcom để được tư vấn triển khai sự kiện chuyên nghiệp và đạt hiêu quả nhé !

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THIẾT BỊ SKYEVENT

• Hotline: 079 789 5656 (Mr Sơn)
• Email: chothuemanled.vn@gmail.com
• Website: https://chothuemanled.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
• Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
• Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
• Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định