Bạn chuẩn bị có một event quan trọng, nhưng vẫn chưa biết cách tổ chức sự kiện được triển khai ra sao? Đừng lo lắng, với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, MARCOM sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Cùng tham khảo chi tiết hơn về cách tổ chức sự kiện ở bài viết dưới đây nhé!
Các loại hình sự kiện phổ biến
Với mục đích nhằm phát triển đa hiệu ứng truyền thông, cách tổ chức sự kiện đóng vài trò như một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mỗi doanh nghiệp.
Điều này giúp khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó tạo niềm tin vững chắc cho khách hàng tham gia sự kiện.
Ngoài ra, việc tổ chức các loại hình sự kiện là cơ hội để hợp tác với nhà đầu tư, nhà phân phối, đối tác tiềm năng. Tùy vào yêu cầu của khách, các loại sự kiện được tổ chức thường là:
- Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công, lễ khánh thành….
- Sự kiện kỷ niệm: kỷ niệm ngày thành lập, kỷ niệm ngày cưới, sự kiện sinh nhật, sự kiện chào năm mới,…
- Sự kiện giáo dục: hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp,…
- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang,…
- Sự kiện giải trí, thể thao: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải,…
- Các sự kiện teambuilding, các hoạt động trải nghiệm…
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1.Xây dựng chủ đề độc đáo
Chủ đề của sự kiện được xem là phần cốt lõi, xương sống của một chương trình hay sự kiện. Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đồng nghĩa với chủ đề của bạn phải hấp dẫn và thu hút.
Điều này được thể hiện đậm nét qua 2 khía cạnh. Đó là chủ đề của bạn phải bám sát và đi theo mục đích tổ chức sự kiện. Ngoài ra, ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải độc đáo, sáng tạo và mới mẻ để tạo sức hút với người tham dự.
2.Lên kịch bản kỹ lưỡng và có yếu tố bất ngờ
Một kịch bản tổ chức sự kiện sử dụng nội dung quen thuộc. Ý tưởng trùng lặp sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán. Tuy nhiên, nếu chương trình của bạn có nội dung hấp dẫn, với nhiều tiết mục độc đáo. Nhiều chương trình vui sẽ khiến khách mời thích thú mà ở lại đến cuối sự kiện.
3.Xác định chắc thời gian và địa điểm
Sau khi đã xác định được chủ đề và lên kế hoạch, cách tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp tốt nhất là lựa chọn và tìm kiếm đại điểm hợp lý. Địa điểm phù hợp nhất cần có các yếu tố:
- Phù hợp với ý tưởng chương trình.
- Có mạng lưới giao thông thuận tiện.
- Thích hợp với đối tượng khách mời tham dự
4.Đội ngũ nhân sự năng động, kinh nghiệm
Nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường không quan tâm đến mặt nhân sự trong sự kiện. Điều này tưởng chừng không quan trọng nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của chương trình.
Nếu một PG không chuyên nghiệp sẽ để ấn tượng xấu trong mắt người tham gia. Một MC ít kinh nghiệm sẽ làm đảo lộn một chương trình. Do vậy người tổ chức sự kiện cần biến tuyển chọn. Và sử dụng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết. Sẵn sàng ứng phó với những sự cố một cách trơn tru, không để ảnh hưởng đến sự kiện.
5.Nội dung trọng tâm ấn tượng
Khi tổ chức sự kiện, hãy hấp dẫn người tham dự chương trình bằng một thiết kế hình ảnh chân thực, sáng tạo, tạo hiệu ứng thị giác mạnh mẽ. Lúc này, dù sự kiện của bạn không thực sự có nhiều điểm nhấn, cũng đã đủ để lại gì đó trong tâm trí của khách mời.
Thêm nữa, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy nếu trong kịch bản tổ chức có tiết mục điểm nhấn thì quả thực không thể nào tuyệt hơn. Tiết mục đặc sắc được xem là yếu tố sống còn, là điểm nhấn gây bất ngờ cho khách tham dự sự kiện.
Hãy chú trọng tạo ra khoảnh khắc ấn tượng, tiết mục hấp dẫn và chiếm một vị trí đặc biệt trong trái tim của khách mời.
6.Trang thiết bị hiện đại
Bất kì sự kiện nào cũng không thể thiếu đi các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại, chất lượng. Do đó bạn cần để ý và kiểm tra kỹ càng các thiết bị này trước khi tổ chức để các thiết bị luôn trong tình trạng tốt nhất.
Đừng để đến khi chương trình bắt đầu, bạn mới phát hiện ra những trang thiết bị cần thiết này bị hỏng, có lỗi hay không hoạt động. Bạn cần đặc biệt chú ý vào những tình tiết nhỏ nhặt nhất để giúp cho buổi lễ thêm phần thành công và suôn sẻ.
Không phải lúc nào cách tổ chức sự kiện cũng đi theo đúng hướng nên nếu bạn là người tổ chức sự kiện. Bạn cần phải xây dựng kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện. Một số yếu tố cần phải được cân nhắc và lên phương án dự trù trước khi diễn ra như khả năng sự kiện diễn ra trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn…
MARCOM tự tin là đơn vị cung cấp trang thiết bị sự kiện hiện đại,uy tín. Đảm bảo cả hai yêu cầu chất và lượng. Mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất.
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần rèn luyện những kỹ năng sau
Kỹ năng làm việc nhóm
Tổ chức sự kiện là công việc của nhiều bộ phận nhỏ gộp lại; cùng tạo nên một tổng thể hài hoà. Mỗi cá nhân nhân sự sẽ được phụ trách, phân chia công việc khác nhau; đảm nhiệm các trách nhiệm khác nhau. Và cùng phối hợp để có thể làm nên một sự kiện thành công.
Mỗi cá thể trong tổng thể tổ chức sự kiện này không thể tách rời hay làm việc rời rạc. Chính vì thể kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố tất yếu của người tổ chức sự kiện.
Kỹ năng chịu được áp lực
Ngành tổ chức sự kiện gặp phải nhiều khó khăn; mỗi hoạt cảnh diễn ra trong sự kiện đều có thể xảy ra sai số không đáng có. Từ đó dẫn đến sai quy trình, thiếu hụt thời gian; ảnh hưởng đến ngân sách.
Chính vì thế áp lực về thời gian; các công tác tổ chức chính là sức ép lớn đối với người tổ chức sự kiện. Việc chịu được áp lực từ chương trình và khách hàng là kỹ năng cần thiết của người làm sự kiện.
Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt
Hằng ngày, rất nhiều sự kiện diễn ra. Vì thế để nổi bật sự kiện của mình đến công chúng; người làm sự kiện phải thật sáng tạo. Phải luôn đổi mới ý tưởng kịch bản qua từng sự kiện. Và việc linh hoạt trong cách tổ chức sự kiện, hoạch định được các rủi ro; có các phương án dự phòng rủi ro. Sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.
Kết luận về cách tổ chức sự kiện
- Cụ thể hóa mục tiêu tổ chức và xác định đúng đối tượng sự kiện nhắm tới. Lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, sắp xếp chặt chẽ có mục tiêu chiến lược và đo lường được.
- Triển khai và giám sát tiến độ thực hiện đúng như lịch trình đã đặt ra. Cân nhắc đến điều khoản thời tiết và chọn nơi tổ chức sự kiện có sức chứa phù hợp với quy mô tổ chức.
- Chọn người dẫn chương trình, MC phù hợp vì chính họ là người truyền tải trực tiếp thông điệp và nội dung của sự kiện đến người tham dự sự kiện.
- Đầu tư các tiết mục hoạt náo, giải trí chỉn chu và phù hợp với ý nghĩa chương trình.
- Những khu vực ăn uống, giao lưu trong sự kiện được chú trọng giúp người tham dự cảm thấy thoải mái.
- Đảm bảo các vấn đề an toàn như sân khấu, thiết bị,.. Chuẩn bị các phương án dự phòng khi có những rủi ro ngoài ý muốn.
Marcom với trên 10 năm kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị sự kiện như: Cho thuê màn hình Led, cho thuê âm thanh và cho thuê ánh sáng. Ngoài ra Marcom cũng chuyên cung cấp các thiết bị chuyển đổi, hệ thống điều khiển và các giải pháp trình chiếu chuyên nghiệp của thương hiệu USA. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tổ chức một chương trình sự kiện thì hãy liên hệ ngay tới Marcom để được tư vấn triển khai sự kiện chuyên nghiệp và đạt hiêu quả nhé !
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THIẾT BỊ MARCOM
- Hotline: 078 789 5656 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: chothuemanled.vn@gmail.com
- Website: https://chothuemanled.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
