Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là dịch vụ mới được sử dụng rộng rãi và phổ biến ngày nay. Giữ vai trò quan trọng hàng đầu trong các hoạt động của các doanh nghiệp. Ngoài việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu. Doanh nghiệp sẽ có cơ hội tiếp cận gần hơn với khách hàng mục tiêu và đối tác chiến lược.
Bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Trên thị trường hiện nay có khoảng hơn 3.000 công ty tổ chức sự kiện. Tuy nhiên theo khảo sát của MARCOM, có khoảng 80% doanh nghiệp chưa hài lòng vào kết quả chương trình sự kiện do các đơn vị tổ chức. Những khó khăn chung mà các đơn vị tổ chức sự kiện thường hay gặp phải đó là:
- Thiếu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
- Ý tưởng tổ chức sự kiện thiếu sáng tạo.
- Quá nhiều dịch vụ phát sinh: trang phục, âm thanh, đạo cụ, địa điểm phục vụ sự kiện
- Chi phí phát sinh chênh nhiều so với ngân sách dự kiến ban đầu.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị uy tín để tổ chức một sự kiện thành công, sáng tạo với chi phí tốt. Bạn sẽ lựa chọn dựa trên những tiêu chí nào? Nếu còn đang phân vân, thì bài viết này thực sự dành cho bạn. Chúng tôi – MARCOM là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ khiến bạn hài lòng ngay từ những chi tiết nhỏ nhất.
MARCOM – giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Công ty TNHH Truyền Thông TTQT MARCOM – được biết đến là “con chim đầu đàn” của ngành tổ chức và quản lý sự kiện. Được thành lập từ năm 2010 đến nay, chúng tôi ngày dần hoàn thiện trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Và đã thực hiện hàng trăm sự kiện mang tính chất quan trọng đối với khách hàng.
Khách hàng nhận được gì từ dịch vụ tổ chức sự kiện của Marcom:
1. Quy trình tổ chức sự kiện chỉn chu
Đến với Marcom bạn sẽ được tư vấn, hỗ trợ trong việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Sao cho chương trình sự kiện của bạn trở nên đặc biệt nhất, để lại ấn tượng trong tâm trí của những người tham dự. Bằng những kinh nghiệm từ hàng trăm sự kiện được tổ chức thường niên, Marcom tin rằng sẽ giúp khách hàng đạt được mục đích của sự kiện một cách dễ dàng nhất.
Marcom xin giới thiệu cho bạn 10 bước cần thực hiện khi tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và loại sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia. Bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh sao cho phù hợp.
Bước 1: Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.
Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.
Bước 2: Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Trong bất kỳ sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên. Và quan trọng nhất là quyết định thành công của sự kiện. Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Bước 3: Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện
Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ. Nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:
- Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch
- Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo định luật và tôn giáo.
- Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giải, diễn giả, khách VIP, v.v.
- Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Bước 4: Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện
Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ thể thu hút và một cái tên sự kiện thật sự gây ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.
Bước 5: Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Đây là một trong những bước quan trọng nhất. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:
- Địa điểm, hậu cần và quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm,…)
- Diễn giải/ Diễn giả
- Hoạt động/ Giải trí
- Công khai/ Quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến)
- Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi, đăng nhập tại chỗ)
- Quản lý tài trợ/ Đối tác
- Quản lý tình nguyện viên
Bước 6: Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện
Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn phải là người quản lý thận trọng và có kiểm soát nhiều việc một lúc
Ngoài ra bạn có thể sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký,…
Bước 7: Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông
Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác. Hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công.
Bước 8: Truyền thông cho sự kiện
Để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì quảng bá là bước không thể thiếu.Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến. Sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.
Bên cạnh đó cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ cho sự kiện. Ngoài ra, nên có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.
Bước 9: Thiết lập ngân sách cho sự kiện
Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả,… cũng như dự trù các khoản ngân sách có thể phát sinh.
Bước 10: Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.
2. Kịch bản tổ chức sự kiện rõ ràng
Kịch bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Đây chính là mạch nối giúp cho toàn bộ chương trình sự kiện được diễn ra liên tục, thành công và suôn sẻ. Trong sự kiện, kịch bản chính là kim chỉ nam cho tất cả các bộ phận, để quá trình thực hành diễn ra theo đúng kế hoạch. Đặc biệt, trong các sự kiện có quy mô lớn thì kịch bản càng thể hiện được chức năng kết nối cũng như phối hợp cho toàn bộ chương trình.
Dưới đây chính là một số lý do giải thích cho việc tại sao các bạn nên đầu tư và chú trọng đến kịch bản khi tổ chức sự kiện:
- Ước lượng được thời gian cho từng nội dung sự kiện.
- Đảm bảo cho quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch
- Giúp tối ưu hóa, sử dụng nguồn lực nhân sự, thiết bị…vừa đủ trong sự kiện
- Chỉ dẫn các bộ phận phối hợp chạy sự kiện dễ dàng hơn.
Một vài lưu ý khi viết kịch bản chương trình tổ chức sự kiện:
- Kết cấu kịch bản đủ 3 phần: Bao gồm phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.
- Thông tin đầy đủ: Kịch bản tổ chức sự kiện phải đảm bảo có đầy đủ nội dung, làm nổi bật được ý tưởng, chủ đề và thông điệp sự kiện muốn truyền tải
- Thời lượng chương trình phù hợp: Tùy vào mỗi chương trình mà thời gian tổ chức có thể dài hoặc ngắn. Tuy nhiên thông thường sự kiện không nên tổ chức quá dài vì có thể khiến khách mời cảm thấy mệt mỏi, nhàm chán. Nhưng nếu quá ngắn sẽ khó mà truyền tải hết các thông tin, thông điệp mong muốn
- Tính logic của kịch bản event: Nội dung kịch bản phải đảm bảo được sắp xếp theo trình tự hợp lý, tạo được sự liền mạch, cuốn hút.
- Điểm nhấn trong sự kiện: Nếu trong sự kiện có điểm nhấn đáng chú ý được xuất hiện hợp lý sẽ giúp khách mời cảm thấy có ấn tượng hơn
3. Cho thuê thiết bị sự kiện
Bên cạnh đó, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Marcom còn cung cấp dịch vụ cho thuê màn hình led uy tín, giá tốt. Thuê đèn led đang là xu hướng phổ biến đối với các đơn vị trong ngành sự kiện. Với yêu cầu mang lại hiệu quả, các trang thiết bị sử dụng trong các sự kiện cũng ngày càng được nâng cấp hơn. Do đó, việc ứng dụng màn hình led trong sự kiện là một xu thế tất yếu.
Các ưu điểm khi thuê đèn led trong sự kiện:
- Tăng sự hoành tráng cho sự kiện
- Tối ưu ý đồ của người tổ chức sự kiện
- Tăng tính chuyên nghiệp và vẻ đẹp của sân khấu.
- Thuận tiện trong việc lắp đặt.
Các dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng của MARCOM
1. Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương
Tổ chức khai trương là một hoạt động đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp, tổ chức. Một khởi đầu tốt sẽ đem đến cho khách hàng sự ấn tượng, thích thú với cửa hàng của bạn. Vậy quy trình tổ chức sự kiện khai trương như thế nào? Nên chọn đơn vị nào để tổ chức lễ khai trương? MARCOM chính là cái tên mà bạn nên cân nhắc. Cùng xem nhé!
Chúng tôi sẽ lên kế hoạch chi tiết và trọn gói bao gồm:
- Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương (chọn ngày khai trương theo tuổi, chọn giờ khai trương)
- Ý tưởng và chủ đề của buổi khai trương
- Địa điểm tổ chức
- Quy mô tổ chức buổi khai trương
- Đối tượng khách mời tham dự
- Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương
- Báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp
2. Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên
Đối với công ty doanh nghiệp, tổ chức tiệc tất niên là một trong những hoạt động không thể thiếu mỗi dịp cuối năm. Đây không chỉ là dịp vinh danh các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc mà còn là hoạt động để gắn kết, nâng cao tinh thần đoàn kết của các thành viên trong doanh nghiệp cũng như đạt mục tiêu cho năm mới.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, MARCOM tự tin khẳng định đi đầu trong lĩnh vực tổ chức tiệc tất niên cho công ty và doanh nghiệp chuyên nghiệp.
3. Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp. Do vậy, chúng ta phải nắm rõ ý nghĩa của buổi lễ. Và các quy trình tổ chức lễ khánh thành để sự kiện diễn ra thành công, mang lại dấu ấn đặc biệt cho doanh nghiệp.
Chúng tôi nhận tư vấn kịch bản, đạo diễn và dàn dựng sự kiện, cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại, chất lượng cao cũng như đội ngũ nhân viên nhiệt tình đầy kinh nghiệm. MARCOM cam kết dịch vụ của chúng tôi có thể làm hài lòng ngay cả những khách hàng khó tính nhất.
4. Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, thương hiệu mới là hoạt động cần thiết đầu tiên cho các doanh nghiệp mới hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh tại vùng, quốc gia mới. Đây là một trong những sự kiện quan trọng để công bố thương hiệu, sản phẩm cho giới truyền thông. Cũng như chứng minh năng lực doanh nghiệp, chủ đầu tư. Và đem đến ấn tượng đầu tiên dành cho khách hàng, thu hút hệ thống đại lý.
Chúng tôi là một trong những đơn vị làm launching hàng đầu thị trường Việt Nam. MARCOM cam kết đưa ra phương án hiệu quả, tiết kiệm và đem lại hình ảnh, giá trị cho doanh nghiệp. Cũng như đảm bảo các yếu tố cần có của một lễ ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp.
Tại sao nên dùng tổ chức sự kiện tại MARCOM
MARCOM đang là đối tác của nhiều doanh nghiệp, nhãn hàng lớn và luôn được các doanh nghiệp đánh giá cao về chất lượng dịch vụ. Cũng như sự sáng tạo trong nội dung và cách thực hiện chương trình.
Với sự phục vụ nhiệt tình và chu đáo , MARCOM có đa dạng các gói dịch vụ sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu khó nhằn nhất của khách hàng với mức chi phí hợp lý. Và đảm bảo sẽ đem đến cho các khách hàng sự hài lòng, trải nghiệm ấn tượng trên cả tuyệt vời. Với đa dạng các tiết mục, ý tưởng mới lạ. Không trùng lặp mà vẫn thể hiện hình ảnh đặc trưng cũng như văn hóa doanh nghiệp. Đặc biệt, giúp doanh nghiệp của bạn trở nên đặc biệt hơn so với các doanh nghiệp khác. Gây ấn tượng tốt với khách mời, tạo điều kiện quảng bá. Phát triển thương hiệu sản phẩm và thể hiện vị thế của doanh nghiệp.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về vấn đề tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chúng tôi tin rằng MARCOM sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho quý khách. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 078 789 5656 (Mr.Sơn) để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc!
