Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được MARCOM rút ra sau hơn 10 năm tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. Khi từng bước trong quy trình được thực hiện bài bản và có sự móc nối với nhau một cách hoàn hảo. Thì sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công viên mãn. Còn nếu ngược lại, thì chỉ cần một rủi ro nhỏ do sự chểnh mảng trong quy trình. Cũng sẽ khiến cho sự kiện của bạn đổ bể.
Đó là lý do tại sao bạn cần quan tâm đến sự tư vấn của các đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu. Nó sẽ giúp bạn giải quyết rất nhiều vấn đề một cách hiệu quả. Hãy tham khảo ngay quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả của MARCOM!
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện phong phú, cùng quá trình trau dồi và nâng cao kỹ năng tổ chức các sự kiện tiêu biểu. MARCOM đã xây dựng được bộ quy trình mẫu để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Quy trình gồm 3 giai đoạn chính. Đó là: giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn trước sự kiện
Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện
Đây là bước khá quan trọng. Nó mang lại thông tin từ nhiều khía cạnh khác nhau của sự kiện mà khách hàng muốn thực hiện. Cần thu thập đủ các thông tin của khách hàng, hướng mà khách hàng mong muốn thực hiện để từ đó lên ý tưởng triển khai thực hiện
Các thông tin cơ bản mà bạn cần tìm hiểu trong quy trình tổ chức sự kiện:
- Khảo sát địa điểm, vị trí tổ chức chương trình
- Nghiên cứu về thông tin khách hàng, nhãn hàng, sản phẩm
- Xác định đối tượng tham gia, số lượng (lập danh sách chi tiết khách mời chính và số lượng khách tham dự sự kiện)
- Xác định loại hình sự kiện (lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công – động thổ, hội nghị khách hàng…)
- Mục đích tổ chức
- Thông điệp
- Khả năng chi trả cho các hoạt động trong tổ chức sự kiện
Số liệu càng chi tiết, mục tiêu càng rõ ràng thì việc thực hiện càng đơn giản và dễ dàng.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một sự kiện. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.
Vậy một kịch bản chuyên nghiệp thì cần có những nội dung sau:
- Lên ý tưởng cho chương trình sự kiện
- Đưa ra chủ đề, câu slogan
- Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
- Lên timeline cho dự án
- Lập checklist các hạng mục/nhân sự/thiết bị có trong sự kiện
- Lên thiết kế 2D, 3D
- Phân công nhân sự thực hiện
- Đưa ra phương án dự phòng, quản lý rủi ro
- Báo giá chương trình và ký hợp đồng với khách hàng
- Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách nội bộ
Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước quyết định quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉn chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.
Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn trong sự kiện
Giai đoạn này tính từ khi bắt đầu thực hiện các bước trong kế hoạch tổ chức sự kiện đã được xác định ở phần trước. Các cá nhân đội nhóm triển khai đầu công việc và nghiệm thu kết quả thực hiện
Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt
Dựa vào kế hoạch đã được xác định ở giai đoạn trước, các bộ phận thực hiện theo đúng đầu việc và timeline. Mọi công việc liên quan đến cách thức tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra theo kế hoạch dưới sự giám sát chặt chẽ của ban quản lý sự kiện. Trong quá trình triển khai nếu xảy ra những phát sinh hoặc sự cố thì ban quản lý phải có phương hướng xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công việc của cả tập thể.
Mỗi sự sai sót nhỏ trong từng bước thực hiện kế hoạch có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Nhất là khâu thời gian. Vì vậy doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý và đôn đốc để mọi người thực hiện theo đúng với kế hoạch . Tránh những đáng tiếc không mong muốn.
Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện
Trong khâu này, bạn cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Dựng sân khấu sự kiện, banner, backdrop
- Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng nếu có
- Hoàn thành các hợp đồng với bên thứ 3. Như thuê mc, ca sĩ, PG sự kiện hoặc đơn vị cho thuê màn led, âm thanh sự kiện
- Hoàn thành thủ tục, hồ sơ giấy phép tổ chức
- Gửi thiệp mời đến các vị khách quý.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Đây chính là trọng tâm của một quy trình tổ chức sự kiện, mọi công tác chuẩn bị, lập kế hoạch,.. tất cả những cố gắng của bao nhiêu con người đều nằm ở công tác tổ chức diễn ra sự kiện
Cách thức tổ chức một sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự và có sự sắp xếp phân công cụ thể cho từng hạng mục. Bao gồm:
- Công tác tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện
- Tổ chức quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch
- Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chương trình giải trí, giao lưu ví dụ như giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu được yêu cầu…
Khâu này các đội nhóm liên quan sẽ thực hiện hoàn tất nhiệm vụ cần lưu ý là sự phối hợp này phải nhuần nhuyễn và nhịp nhàng. Theo đúng với ý đồ của đạo diễn sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện sau giai đoạn sau sự kiện
Các tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp sẽ không chỉ dừng lại khi sự kiện kết thúc mà còn cần tiến hành các công việc sau sự kiện:
Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng
Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp hoặc công ty tổ chức sự kiện cần thu dọn sạch sẽ và xử lý rác thải sau sự kiện. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.
Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh toán hợp đồng giữa 2 bên. Nếu 2 bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện theo hợp đồng đã ký kết cho công ty tổ chức sự kiện. Những chi phí phát sinh cũng sẽ được tổng hợp hết và quyết toán một lần. Hình ảnh, video mà ban tổ chức ghi lại sẽ được gửi lại cho khách hàng tư liệu.
Đánh giá, rút kinh nghiệm
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kế và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau
- Truyền thông sau sự kiện
- Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
Là một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm, MARCOM luôn đảm bảo tuân thủ theo đúng quy trình chuẩn cho một sự kiện chuyên nghiệp. Và hơn thế nữa, chúng tôi cũng không ngừng học hỏi để đưa những yếu tố mới, độc đáo, là xu hướng chung của toàn cầu vào những sự kiện để tạo điểm nhấn và nét thu hút riêng. MARCOM không chỉ có kinh nghiệm mà còn có lòng nhiệt huyết và sự sáng tạo không ngừng. Giúp nêu bật những giá trị cốt lõi của sự kiện và tạo được dư âm, ý nghĩa truyền thống về lâu dài.
Mong rằng những chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện trên đây sẽ giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây. MARCOM chúc bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ!
