Tìm hiểu về công ty tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hay còn gọi là tổ chức event là một dịch vụ không còn xa lạ ở Việt Nam. Các sự kiện khai trương, các hội chợ triển lãm, kỉ niệm ngày thành lập, quảng bá sản phẩm,… đều được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện công phu với quy mô lớn. Mấu chốt để có 1 sự kiện, event thành công tốt đẹp. Là thuê được một cty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và có nhiều năm kinh nghiệm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là như thế nào?

Tổ chức sự kiện là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong linh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm truyền thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn khách hàng nhận thức được.

Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian, kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện diễn ra và kết thúc. Cũng như trong các công việc sau sự kiện (nếu có).

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và đúng yêu cầu đã thống nhất trước.

Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại sự kiện lại có quy mô, mục đích và vai trò khác nhau. Để có thể tổ chức sự kiện thành công, dưới đây là các bước cần thiết nhất định phải có trong mỗi chương trình sự kiện.

1.Xác định thông tin sự kiện

Xác định thông tin là bước đầu tiên, cũng là bước quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện, kho tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu, yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện là phải nắm rõ:

• Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện
• Mục tiêu tổ chức sự kiện
• Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Ngân sách tổ chức sự kiện

2.Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Chắc hẳn bạn cũng không muốn tới một sự kiện nhàm chán, khiến bạn chỉ buồn ngủ hay muốn bỏ về đúng không? Và khách mời cũng vậy, hãy khiến họ ghi nhớ đến chương trình và thương hiệu của bạn lâu dài hơn bằng những ý tưởng sáng tạo, độc nhất vô nhị.

3.Lên kịch bản chương trình sự kiện

Kịch bản cũng là một yếu tó tạo nên thành công của sự kiện. Giúp sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, trơn tru. Kịch bản lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những phút giây đầu thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và có cách xử lý linh hoạt.

4.Lập bảng phân chia nhân sự

Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả, cần có bảng phân công công việc cụ thể. Sắp xếp nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bản phân công.

5.Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Dựa theo kịch bản đã xây dựng, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết, trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót. Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết:

• Dàn dựng sân khấu
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy…
• Gửi thiệp mời tới khách hàng
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện
• Truyền thông, quảng bá sự kiện

6.Tiến hành tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
• Khai mạc sự kiện
• Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
• Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện
• Hỗ trợ tổ chức các hoạt động: trò chơi, gameshow, bốc thăm,…

Trong quá trình tiến hành sự kiện, cần phải xác định tiến độ thực hiện. Kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra.

7.Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình, các khách mời đã về hết. Đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiền hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và ban giao địa điểm.

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Không ít doanh nghiệp có suy nghĩ muốn tự mình triển khai sự kiện để tiết kiệm chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không chính xác hoàn toàn. Dưới đây là những lí do doanh nghiệp nên thuê cty tổ chức sự kiện.

Đảm bảo về chất lượng sự kiện

Thực tế cho thấy, các rủi ro trong quá trình thực hiện là điều rất dễ gặp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Do đó, với các sự kiện lớn đòi hỏi độ chuẩn xác, các doanh nghiệp nên thuê cty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ là những người có nghiệp vụ chuyên môn, cũng như kinh nghiệm. Sẽ giúp bạn từ A đến Z như việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều hành sự kiện… Tại cty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện. Nhờ vậy, sự kiện luôn đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tối ưu chi phí và thời gian

Khi hợp tác với các cty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãi. Bời các cty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành. Bên cạnh đó, họ cũng có đầy đủ kho thiết bị sự kiện như đèn led, thiết bị ánh sáng, âm thanh,…. và nhân sự chuyên môn. Ngoài ra, khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, các doanh nghiệp sẽ không phải bỏ nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện nữa. Giờ đây chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại, sẽ được thực hiện bởi cty tổ chức sự kiện.

Quảng bá hình ảnh

Hợp tác với các cty tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ được quảng bá hình ảnh trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Các tiêu chí để chọn 1 cty tổ chức sự kiện là gì?

Khi chọn một cty tổ chức sự kiện, bạn cần xem xét các tiêu chí sau. Để đảm bảo sự thành công của sự kiện

1. Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
2. Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
3. Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lí
4. Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công

Đó là các yếu tố cơ bản. Ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn từng của từng doanh nghiệp. Vì vậy vai trò, khả năng sáng tạo, viết kịch bản, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng. Để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn, đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Dịch vụ cho thuê màn hình LED tại MARCOM

Để có một sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp, ngoài nội dung sự kiện đặc sắc, không thể thiếu đến những thiết bị hỗ trợ như hệ thống ánh sáng, âm thanh, micro, sân khấu…. đặc biệt nhất là màn hình LED. Thiết bị này giúp cho sự kiện thêm phần sinh động, nhiều màu sắc với khả năng trình chiếu video, hình ảnh thực tế nhất. Chúng có thể truyền tải được nội dung mà chương trình sự kiện muốn gửi đến khán giả, người tham gia.

Dưới đây là bảng giá màn hình LED tham khảo mới nhất tại MARCOM:

Màn hình led P3, P4, cong lõm trong nhà

Màn hình led P3, P4, cong lõm ngoài trời

Lưu ý :

• Giá chưa bao gồm thuế VAT
• Giá đã bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí lắp đặt tại địa điểm thuê.
• Giá tính trên m2/ngày

MARCOM tự tin là đơn vị cho thuê màn hình LED tại Hà Nội có giá tốt nhất hiện nay. Chúng tôi luôn đáp ứng được cả hai tiêu chí về chất và lượng trong mỗi gói dịch vụ cung cấp đến khách hàng. Tùy thuộc vào địa điểm lắp đặt, nội dung chương trình cũng như nhu cầu các sự kiện mà MARCOM sẽ tư vấn và lựa chọn màn hình LED phù hợp.

Với những chia sẻ về tổ chức sự kiện trên đây, MARCOM hi vọng bạn sẽ có những thông tin hữu ích. Giúp doanh nghiệp tìm được một đơn vị, cty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín. Còn rất nhiều bài viết liên quan đến tổ chức sự kiện, đừng bỏ lỡ nhé!

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THIẾT BỊ SKYEVENT

• Hotline: 079 789 5656 (Mr Sơn)
• Email: vn@gmail.com
• Website: https://chothuemanled.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
• Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
• Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
• Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định