Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị âm thanh và ánh sáng như thế nào?

Trong thế giới sự kiện phức tạp và đa dạng ngày nay, việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi nhiều yếu tố khác nhau phải được xem xét và chuẩn bị một cách cẩn thận. Trong số những yếu tố quan trọng nhất, âm thanh và ánh sáng thường đứng đầu danh sách. Chúng là những yếu tố tạo ra không gian, môi trường và trải nghiệm chất lượng cho khách mời tham dự.

Tuy nhiên, việc chuẩn bị âm thanh và ánh sáng cho một sự kiện không chỉ đơn giản là cài đặt thiết bị và bất công tắc. Đó là một quá trình phức tạp yêu cầu sự hiểu biết, kỹ năng và sự chuyên nghiệp. Vậy, để tổ chức sự kiện thành công câu hỏi đặt ra là: “Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị âm thanh và ánh sáng như thế nào?” Chúng ta sẽ bắt đầu khám phá các khía cạnh quan trọng của việc này, từ lựa chọn thiết bị đến việc tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người tham dự.

Hệ thống âm thanh ánh sáng gồm các thiết bị gì?

Thiết bị âm thanh ánh sáng là các thiết bị và công cụ điện tử bao gồm các yếu tố về âm thanh (audio) và hình ảnh (visual). Mỗi sự kiện và địa điểm tổ chức sẽ có hệ thống các thiết bị âm thanh và ánh sáng khác nhau. Một số các thiết bị cơ bản có thể kể đến là:

• Microphone (mic): Mic không dây, mic đứng,…
• Hệ thống chiếu sáng trong nhà: Các loại đèn trần, đèn treo tường,…
• Hệ thống âm thanh: Cố định, di động,…
• Hệ thống điện: Các ổ cắm, nguồn điện,…
• Máy quay video, camera
• Loa
• Máy chiếu, màn hình

Chuẩn bị hệ thống âm thanh

Âm thanh giúp truyền tải thông điệp đến cho người nghe một cách rõ ràng dù trong hội trường to, nhỏ hay tổ chức sự kiện ngoài trời. Dàn thiết bị âm thanh kém chất lượng sẽ khiến sự kiện gặp thảm họa, thông điệp của quá khách bị xáo trộn, không nguyên vẹn như mục tiêu ban đầu đề ra. Chính vì vậy, nhân viên phụ trách mảng này cần có chuyên môn cao để có thể xử lý dễ dàng mọi tình huống phát sinh. Chuyên môn ở đây là về: Micro (micro không dây sẽ là lựa chọn thông minh khi di chuyển đến khu vực xa), bộ khuếch đại, loa, mixer (thiết bị giúp giữ sự cân bằng trong hệ thống âm thanh).

Chuẩn bị hệ thống ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng luôn đi cùng nhau. Việc setup ánh sáng nên diễn ra trước đó một, hai ngày vì có thể khi trình diễn, truyền đạt ánh sáng xảy ra sự cố ngoài ý muốn. Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến tâm trạng người xem bởi điều hướng ánh sáng là điều hướng ánh nhìn của khách mời tạo ra sự liên kết vô hình giữa khán giả với người trình diễn. Chính vì vậy điều cần thiết khi lắp đặt ánh sáng là:

• Cố định dây và đầu nối trong quá trình sử dụng để tránh bị tác động dẫn đến hư hỏng các thiết bị khác ngoài ý muốn.
• Về ánh sáng trắng cơ bản: ánh sáng này giúp cân bằng ánh sáng trên sân khấu.
• Về đèn màu sắc: công dụng của nó là làm cho sân khấu trở nên sinh động hơn.
• Chú ý lắp đèn follow: đèn dùng để chiếu vào MC, người thuyết trình,… hoặc đối tượng nào đó muốn được mọi người chú ý (đã thiết lập trong nội dung kịch bản).
• Lasers: giúp tạo ra hiệu ứng đặc biệt, khán giả sẽ có trải nghiệm thị giác, hào hứng hơn nên cần kiểm tra bộ phận laser chỉn chu khi lắp đặt.
• Cuối cùng cần chú ý khi lắp đặt DMX “thông minh” – một chương trình được lập trình sẵn vào thời gian trước khi trình diễn.

>>> Xem thêm: Cách chọn lựa dịch vụ cho thuê ánh sáng phù hợp với sự kiện

Những lưu ý khi chuẩn bị âm thanh và ánh sáng cho sự kiện

Để giúp cho sự kiện của bạn diễn ra tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khách mời, hãy ghi nhớ 5 lưu ý sau về việc chuẩn bị âm thanh và ánh sáng cho sự kiện:

Đảm bảo các vị trí quan trọng được chiếu sáng

Trong mọi sự kiện, có các vị trí nhất thiết phải dược nhìn thấy rõ ràng. Đó là sân khấu, quầy bar và lối thoát hiểm. Khi tổ chức sự kiện, nhất là sự kiện trong nhà hoặc sự kiện ngoài trời và buổi tối, đơn vị tổ chức cần đặc biệt chú ý đến các vị trí này để khách mời có thể nhìn thấy mọi thứ mà mình muốn một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ánh sáng trên sân khấu phải rõ ràng mà không bị chói để khách mời cảm thấy thoải mái khi quan sát. Đặc biệt là với các sự kiện như hội nghị, hội thảo. Nếu sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức bên ngoài với quầy bar và bàn buffet, các đèn Led nhỏ là một công cụ thích hợp để lôi kéo sự chú ý vào bàn đồ ăn, thức uống.

Đảm bảo nguồn điện và thiết bị thay thế đầy đủ

Khách mời có thể không nhận ra khi hệ thống âm thanh, ánh sáng của sự kiện hoạt đông ổn định nhưng lại để ý rõ ràng ngay khi có sự cố xảy ra. Để các thiết bị như đèn, dàn loa, microphone,… tạo ra được hiệu ứng tốt thì bạn cần đảm bảo nguồn điện cần được cấp phát đầy đủ pin và các thiết bị thay thế dự trù được chuẩn bị cẩn thận.

Thiết kế ánh sáng để tạo không khí và điểm nhấn thích hợp cho sự kiện

Ánh sáng là công cụ cần thiết để tạo hiệu ứng và không khí thích hợp cho sự kiện. Ánh sáng có tác động đến thị giác và từ đó tác động lên cả tâm lý của người tham gia sự kiện. Mỗi loại ánh sáng như ánh sáng trắng, ánh sáng màu, ánh sáng chuyển động,…. đều có khả năng tạo ra các hiệu ứng nghệ thuật khác nhau cho sự kiện khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống ánh sáng sao cho đem lại hiệu quả mà mình mong muốn nhất. Các sự kiện về âm nhạc, biểu diễn, trình diễn thời trang,… Là loại sự kiện mà bạn nên đặt yếu tố ánh sáng lên hàng đầu.

>>> Xem thêm: Tiết kiệm ngân sách với dịch vụ cho thuê âm thanh giá rẻ

Đảm bảo hệ thống âm thanh rõ ràng, chuyên nghiệp

Âm thanh là phương tiện truyền thông tin, là chất xúc tác quan trọng cho cảm xúc của khách mời. Để sự kiện có âm thanh rõ ràng, chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố như quy mô của địa điểm, mục đích sự kiện, số lượng khác mời và vị trí sự kiện là trong nhà hay ngoài trời. Hệ thống loa, mic phải có âm thanh chất lượng cao, rõ ràng. Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, việc thuê riêng 1 đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuẩn bị cho phần âm thanh và ánh sáng là một phương án dễ dàng, tiết kiệm chi phí để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Diễn tập với toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng

Để phòng ngừa rủi ro khi tổ chức sự kiện, diễn tập hay chạy thử chương trình trước là điều không thể thiếu. Vài ngày trước khi diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cần xem xét, sắp xếp lại và diễn tập sự kiện từ đầu đến cuối. Thời gian giữa ngày diễn tập và ngày tổ chức sự kiện phải đủ để đơn vị tổ chức có thể sửa chữa, thiết kế lại hoặc thay các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Trong ngày diễn tập, doanh nghiệp cần chú ý để sự phù hợp của âm lượng, chất lượng âm thanh, chất lượng ánh sáng, vị trí sắp đặt và chất lượng của màn chiếu (nếu có).

Có thể thấy, âm thanh và ánh sáng đóng vai trò vô cùng quan trọng với việc tổ chức sự kiện. Việc thiết kế hệ thống âm thanh, ánh sáng vừa phải phù hợp với đặc điểm sự kiện, đảm bảo chất lượng, vừa có hiệu quả tích cực đến cảm xúc của khách mời. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, MARCOM đã đồng hành tổ chức thành công nhiều sự kiện từ nhỏ đến lớn. Ngoài ra quý khách có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê màn hình Led chuyên nghiệp cho sự kiện tại MARCOM nhé!

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TTQT MARCOM

• Hotline: 079 789 5656 (Mr Tú)
• Email: vn@gmail.com
• Website: https://chothuemanled.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vn/
• Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
• Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
• Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định