Dịch vụ tổ chức sự kiện là một tầm chuyên nghiệp hơn so với các dịch vụ nhỏ thông thường. Chắc hẳn ai cũng đã từng có ý nghĩ hoặc ước mơ sẽ tổ chức một sự kiện âm nhạc hay sự kiện thời trang hoành tráng nhất có thể. Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi chính bản thân mình rằng là tổ chức sự kiện sẽ cần cái gì hay chưa? Hôm nay hãy cùng chúng tôi khám phá về dịch vụ tổ chức sự kiện nhé

Vậy thì ngày hôm nay, với bài viết này, đơn vị cho thuê màn LED MARCOM chúng tôi sẽ giải đáp tất cả thắc mắc cho các bạn về những thứ cần thiết để tổ chức một sự kiện nhé. Nhằm giúp đỡ các bạn đỡ mông lung hơn trong quy trình gây dựng và tổ chức.

Dịch vụ tổ chức sự kiện của đơn vị cho thuê màn LED MARCOM

1. Những điều cần thiết nhất trong quy trình của dịch vụ tổ chức sự kiện

Đầu tiên các bạn cần xác định mục đích của sự kiện là gì.

Đây là bước đầu để tổ chức một sự kiện và cũng là bước quan trọng nhất. Vì nó sẽ quyết định tới tất cả các dự định tiếp theo trong một sự kiện. Theo quy luật, mục đích của sự kiện lớn thì quy mô cũng sẽ lớn theo và từ đó chất lượng sự kiện cũng đòi hỏi cao hơn. Đồng thời cũng quyết định ý tưởng chương trình, concept sự kiện cho hợp lý nhất.

Thứ hai, xác định các đối tượng khách mời.

Từ mục đích sự kiện sẽ dẫn đến các đối tượng khách mời sẽ khác nhau. Ví dụ như một sự kiện âm nhạc sẽ không thể thiếu các dàn ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng. Và một lễ khai giảng ở trường đại học đương nhiên sẽ có sự tham gia của các thầy cô hiệu trưởng cùng các giáo viên khác trong trường.

Ngoài ra, việc này cũng sẽ giúp người tổ chức lên danh sách và số lượng người tham gia nhằm bố trí hợp lý chỗ ngồi và trang trí sự kiện.

Thứ ba, kinh phí tổ chức

Tương tự, tổ chức một sự kiện hoành tráng sẽ đòi hỏi kinh phí cao nhất định. Vì thế, kinh phí tổ chức là điều không thể thiếu và cần phải dự trù trước nhằm tối ưu chi phí trong quá trình gây dựng và tổ chức sự kiện. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp tránh được việc lãng phí và tránh phát sinh các chi phí không cần thiết mà vẫn mang lại hiệu quả về sự kiện như mong muốn.

Cần phải quan tâm đến tổng chi phí cho sự kiện, nguồn ngân sách có sẵn và kinh phí được tài trợ. Từ đó liệt kê ra các hạng mục cần có và nhận báo giá từ các đơn vị tổ chức sự kiện cho từng hạng mục. Sau đó sẽ xem xét và thêm hoặc bớt vài hạng mục sao cho cân đối nhất với ngân sách của doanh nghiệp.

Thứ tư, thời gian diễn ra sự kiện.

Thời gian diễn ra sự kiện sẽ tuỳ thuộc vào quy mô và đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến. Ví dụ như lễ khai giảng tại các trường đại học hiện nay hầu hết đều có thể diễn ra vào lúc tối nhằm hướng đến các chương trình âm nhạc quy mô lớn để chào đón học sinh. Còn những buổi sự kiện mang tính chất vui chơi đều có thể diễn ra vào giờ hành chính hay giờ rảnh rỗi nhằm thu hút thêm đông đảo số lượng quần chúng.

Công trình tổ chức hội nghị lớn nhỏ của các doanh nghiệp

Thứ năm, địa điểm tổ chức sự kiện

Đây cũng là một trong những phần quan trọng nhất của việc tổ chức sự kiện. Địa điểm tổ chức phải có bối cảnh phù hợp với concept của sự kiện. Đáp ứng đủ về sức chứa cho toàn bộ số lượng khách mời. Có thể nên có không gian chứa xe và vị trí thuận lợi cho việc di chuyển. Ngoài ra cần phải đáp ứng về giá cả, nên phù hợp với ngân sách đề ra.

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cần phải được chuẩn bị kĩ càng, nên có những phương án dự phòng trong trường hợp xấu nhất.

Thứ sáu, về việc phân chia nhiệm vụ

Đương nhiên trong quy trình tổ chức sự kiện nào đó sẽ không thể thiếu sự tham gia của nhiều ban nhóm khác nhau để chuyên phụ trách một mảng công việc khác nhau ví dụ như hậu cần, điều hành, ý tưởng,…

– Nhóm hậu cần: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc liên hệ để thuê cơ sở vật chất, kỹ thuật, ánh sáng, âm thanh, thực đơn cho khách mời, liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện để thuê hạng mục biểu diễn như: MC, ca sĩ, band nhạc,…

– Nhóm ý tưởng: Cũng như tên gọi. Nhóm này sẽ phụ trách về việc lên ý tưởng cho các concept của chương trình, phụ trách trang trí theo nội dung chương trình, lên kịch bản, các ấn phẩm truyền thông, quà tặng chương trình, các hoạt động giải trí như hòm bốc thăm khách mời may mắn, đảm nhận trách nhiệm truyền thông trước và sau sự kiện

– Nhóm điều hành: Đây là một nhóm vô cùng quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện. Nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra đúng quy trình như ý muốn. Thực hiện các nhiệm vụ như quan sát, chỉ đạo và xử lý các tình huống bất ngờ phát sinh, điều phối và giám sát từ đầu đến cuối chương trình và sau sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn nhất.

Thứ bảy, kịch bản chương trình

Không thể không nói rằng kịch bản là xương sống của một chương trình. Nếu không có kịch bản, chương trình sẽ diễn ra mà không có bất kỳ sự liên kết nào với nhau và sẽ khiến đó được coi là một chương trình thất bại hoàn toàn. Vì vậy có kịch bản sẽ đảm bảo chương trình được diễn ra hiệu quả và khoa học nhất.

Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Thứ chín, kế hoạch truyền thông

Ở đâu cũng vậy, marketing sẽ không thể vắng mặt. Tuỳ vào mỗi sự kiện mà sẽ có kế hoạch truyền thông khác nhau. Nhằm hướng đến các đối tượng khác nhau. Với các sự kiện có tính chất nội bộ trong công ty thì có thể đơn giản hoá bằng việc in ấn poster. Và dán hoặc treo nó ở những chỗ dễ nhìn thấy trong công ty.

Sau cùng, cũng phải truyền thông bằng việc đăng tải các hình ảnh đẹp của chương trình trên các kênh truyền thông media. Nhằm thể hiện quy mô công ty, sự chuyên nghiệp và xây dựng được thương hiệu doanh nghiệp.

Cuối cùng, giấy phép tổ chức sự kiện

Với các sự kiện có quy mô lớn mang tầm ảnh hưởng cao đến quần chúng thì cần phải xin cấp giấy phép tổ chức của các đơn vị cấp cao trước khi diễn ra sự kiện. Nếu như bước cuối không thành vậy thì tất cả các quy trình ở trên hoàn toàn bị phá bỏ. Sự kiện của bạn sẽ không thể diễn ra hoặc bị huỷ bất cứ lúc nào.

Trên đây là một số điều có thể giải đáp những thắc mắc của khách hàng về quy trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với quý khách.

2. ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ MÀN HÌNH LED MARCOM UY TÍN TẠI HÀ NỘI

Đơn vị cho thuê màn hình LED MARCOM chúng tôi cam kết đảm bảo chất lượng, an toàn tới người tiêu dùng. Hứa hẹn sẽ đem đến cho quý khách những trải nghiệm tuyệt vời nhất với đội ngũ nhân viên ưu tú, nhiệt tình. Chế độ chăm sóc khách hàng đặc biệt cùng với hàng ngàn ưu đãi về giá đi kèm với những sản phẩm chất lượng cao, tân tiến nhất trên thị thường.

Ngoài các loại màn hình LED ngoài trời hay trong nhà, đơn vị MARCOM chúng tôi có kèm các dịch vụ cho thuê âm thanh, ánh sáng đảm bảo hoàn chỉnh nhất cho việc tổ chức một sự kiện