Tổ chức sự kiện cần những gì?

Tổ chức sự kiện cần những gì? Đây là câu hỏi của rất nhiều người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Tổ chức sự kiện cần có sự chuẩn bị từ trước với nhiều bước quan trọng để sự kiện được diễn ra trong điều kiện tốt nhất. Đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn. Hãy cùng MARCOM tìm hiểu và trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì qua bài viết dưới đây nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra.  Từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Tại Việt Nam, nhu cầu tổ chức sự kiện đều diễn ra các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… Thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … Nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà doanh nghiệp muốn khách của mình nhận thức được.

to-chuc-su-kien-can-nhung-gi

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút được sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Đóng vai trò như một công cụ trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá. Chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của họ. Từ đó cải thiện doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả . Còn một sự kiện thật bại, có thể làm suy giảm giá trị, cũng như hình ảnh của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện cần những gì?

1.Xác định mục đích của sự kiện

Việc quan trọng đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện, là xác địch chính xác mục đích của sự kiện. Vì nếu không có một mục tiêu cụ thể, rõ ràng thì khi triển khai sẽ rất dễ bị lạc chủ đề. Hơn thế nữa, việc xác đích rõ mục đích sự kiện nhắm đến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sáng tạo và xây dựng những kịch bản phù hợp. Ở bước này, mục tiêu càng rõ ràng, chi tiết thì ở các bước sau sẽ dễ dàng hơn.

Ví dụ: Mục đích tổ chức sự kiện kỉ niệm thành lập công ty nhằm ghi dấu cột mốc quan trọng. Ngoài ra, sự kiện còn nhằm tuyên dương những cống hiến, đóng góp và sự gắn bó của cán bộ, nhân viên trong công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ và phục vụ cho công tác quảng bá, truyền thông cho hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Với những mục đích trên thì tổ chức sự kiện kỉ niệm thành lập công ty được coi là một sự kiện quan trọng, có quy mô và cần sự chuyên nghiệp, bài bản nhất định trong khâu tổ chức.

2.Xác định đối tượng khách mời

Khi đã biết được mục tiêu của sự kiện tổ chức ra để làm gì thì doanh nghiệp cần làm một việc nữa. Đó chính là xác định các thành phần tham dự sự kiện. Đây là việc làm hết sức quan trọng vì với mỗi một đối tượng tham gia khác nhau thì hình thức tổ chức cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp. Tất nhiên nếu đối tượng khách mời chủ yếu là các đối tác, khách hàng lớn. Thì cần phải chú trọng tới sự sang trọng, đẳng cấp nhất định nhằm tạo ấn tượng, hình ảnh đẹp cho công ty và là cơ sở để xây dựng niềm tin với khách hàng.

Ngoài ra, việc xác địch đối tượng khách mời còn nhằm lên danh sách số lượng người tham gia. Và xây dựng kế hoạch trang trí sự kiện, sắp xếp chỗ ngồi đầy đủ, hợp lý. Tránh xảy ra hiện tượng không đủ chỗ cho khách mời hay quá thừa chỗ ngồi sẽ gây ảnh hưởng tới tinh thần của sự kiện.

3.Xác định điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo những điều sau đây:

  • Bối cảnh phù hợp với sự kiện
  • Sức chứa sự kiện
  • Vị trí thuận lợi di chuyển
  • Dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu của sự kiện
  • Chi phí tối ưu, phù hợp với ngân sách
  • Có không gian đỗ xe thuận lợi

Tốt nhất nên tham khảo vài địa điểm để có thể thay đổi linh hoạt bất cứ lúc nào. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cần được chuẩn bị kĩ càng, có phương án dự phòng khi xảy ra những sự việc không đáng có.

4.Xác định thời gian sự kiện diễn ra

Xác định thời gian diễn ra sự kiện cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng sự kiện. Với những sự kiện mang tính chất như: lễ khai trương, khánh thành, lễ khởi công,… Thì cần chọn thời gian theo phong thủy nhằm tạo vận may cho công ty.

Ngoài ra, các sự kiện mang tính chất vui chơi, giải trí, giao lưu thì nên lựa chọn thời gian sau giờ hành chính để đảm bảo thu hút được sự chú ý và tham gia của quần chúng, tạo hiệu ứng đám đông cho sự kiện.

5.Dự trù kinh phí cho sự kiện

Doanh nghiệp cũng cần phải lập một dự trù ngân sách dành cho sự kiện ấy. Bản chi phí này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra thì vẫn còn khả năng chi trả.

6.Thành lập đội ngũ nhân sự 

Mỗi sự kiện tổ chức sẽ có tới hàng trăm người tham gia và có rất nhiều đầu việc cần thực hiện do đó doanh nghiệp cần phải có một nhóm nhân sự hỗ trợ từng đầu việc cụ thể. Thông thường, chúng ta sẽ cần 3 đội phụ trách các đầu việc như:

Đội lên ý tưởng, kịch bản 

Đây sẽ là đội phụ trách việc lên chủ đề, concept, kịch bản, keymoment cho toàn bộ sự kiện. Với việc chịu trách nhiệm về concept, đây cũng sẽ là team chịu trách nhiệm chính tới các việc sản xuất ấn phẩm, quà tặng, backdrop,… Họ cũng sẽ là người lập các kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.

Đội hậu cần

Đội hậu cần sẽ thực hiện nhiệm vụ liên hệ để thuê cơ sở vật chất, kỹ thuật, ánh sáng, âm thanh, thực đơn cho khách mời, liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện để thuê hạng mục biểu diễn như: MC, ca sĩ, band nhạc, PG….

Đội quản lý, giám sát

Không thể thiếu đội điều hành để đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru và hiệu quả nhất. Nhóm điều hành sẽ thực hiện nhiệm vụ quan sát, chỉ đạo và xử lý các tình huống phát sinh. Điều phối và giám sát từ đầu đến cuối chương trình và sau sự kiện.

7.Xây dựng kịch bản, kế hoạch cho sự kiện

Ở công đoạn này,sẽ là cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, doanh nghiệp sẽ cần phân ra rõ là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện giám sát.

Song song với đó, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát. Với timeline chi tiết ứng với nội dung chương trình. Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện.

8.Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Sự kiện của doanh nghiệp sẽ thu hút nhiều người hơn khi có một kế hoạch truyền thông cụ thể. Ở bước này sẽ cần xác định đối tượng truyền thông của mình trước, sau đó lên kế hoạch chi tiết về thời gian, kênh truyền thông và phương tiện truyền thông cụ thể. Mỗi sự kiện với tính chất khác nhau sẽ cần sử dụng các kênh và phương tiện truyền thông khác nhau, vì vậy bạn nên căn cứ vào tính chất sự kiện để lập kế hoạch cho phù hợp.

9.Xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện

Đối với những sự kiện có quy mô lớn thì cần phải xin cấp giấy phép tổ chức trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tuần. Nếu không, sự kiện đó có thể bị hủy bất cứ lúc nào.

10.Dự trù những rủi ro có thể ảnh hưởng đến chương trình

Việc làm này chính là “quản trị rủi ro” cho sự kiện bởi trong bất cứ sự kiện nào. Cũng sẽ có sự cố phát sinh nếu không biết cách giải quyết thì rất dễ đổ bể. Vậy nên càng đưa ra được những rủi ro có thể xảy ra, càng dễ xây dựng những phương án dự phòng và cách giải quyết phù hợp để chương trình vận hành trơn tru nhất.

11.Vận hành tổ chức sự kiện

Sau tất cả các công đoạn chuẩn bị thì cũng đã gần đến ngày diễn ra sự kiện. Vận hành tổ chức sự kiện cần lưu ý những điều sau đây:

Setup sự kiện

Công đoạn setup sự kiện sẽ diễn ra đầu tiên, bắt đầu trước thời gian diễn ra sự kiện từ nửa ngày đến 1 ngày thậm chí là 1 tuần tùy vào mức độ phức tạp và quy mô của sự kiện.

Ở công đoạn này, nhân sự sự kiện buộc phải checklist liên tục để không bị bỏ sót bất cứ hạng mục nào đã được chuẩn bị trước đó.

Tổng duyệt chương trình

Đối với những sự kiện có quy mô thì không thể thiếu công đoạn tổng duyệt nhằm đảm bảo về chất lượng âm thanh, ánh sáng, thời lượng chương trình và đặc biệt là đảm bảo sự thích nghi với không gian mới cho người biểu diễn.

Vận hành tổ chức

Cần liên tục quan sát, giám sát nhằm đảm bảo cho quá trình diễn ra sự kiện được thuận lợi, trơn tru và hiệu quả nhất. Kịp thời xử lý những sự cố, tình huống phát sinh như: Thời tiết, kỹ thuật, nhân sự….

Kết thúc

  • Thu dọn và bàn giao cơ sở vật chất, kỹ thuật cho đơn vị tổ chức sự kiện.
  • Trả mặt bằng và thanh toán các chi phí còn lại.

12.Tổng kết sự kiện

Tổng kết sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công và hiệu quả của sự kiện thông qua những điều sau:

  • Đảm bảo chi phí sau sự kiện phù hợp với khoản dự trù ngân sách đã vạch ra trước đó
  • Phản ánh của khách mời trong sự kiện
  • Sự tương tác trên các phương tiện truyền thông online của sự kiện
  • Mức tăng trưởng doanh thu của công ty sau sự kiện

to-chuc-su-kien-can-nhung-gi

Nhân viên giỏi trong tổ chức sự kiện cần những gì?

Các nhân viên tổ chức sự kiện phải vững kỹ năng chuyên môn cũng như kỹ năng mềm. Một số kỹ năng quan trọng cần trang bị như sau:

Kỹ năng làm việc nhóm

Đặc thù công việc của lĩnh vực tổ chức sự kiện là cần sự tương tác. Phối hợp giữa các cá nhân trong nhóm cùng các bộ phận liên quan. Vì vậy, nhân viên  event cần phải biết cách phối hợp làm việc nhóm. Khi có kỹ năng làm việc nhóm tốt, nhân viên sự kiện sẽ biết cách sắp xếp các đầu việc một cách hợp lý.  Phân bổ lượng nhân sự phù hợp và có thể kiểm soát tốt những vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Hơn nữa, việc kết nối linh hoạt giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của sự kiện.

Cần cù, chịu khó, chủ động 

Tổ chức sự kiện là ngành nghề đòi hỏi tính chủ động cao trong công việc. Công việc này thường phù hợp với những bạn trẻ năng động và có tinh sáng tạo cao. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện cần sự chăm chỉ, chịu khó, khả năng chịu được áp lực cao. Bởi sẽ thường xuyên bận rộn, thời gian làm việc thất thường để đảm bảo theo kịp tiến độ.

Kỹ năng xử lý tình huống 

Mỗi sự kiện diễn ra đều không loại trừ khả năng xảy ra những vấn đề phát sinh. Ngoài nhiệm vụ giám sát các hạng mục công việc đang diễn ra, người tổ chức sự kiện còn phải đảm nhận việc xử lý các tình huống ngoài ý muốn. Trước mọi sự kiện, nhân viên event cần có kế hoạch dự trù những trường hợp bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra phương án dự phòng hiệu quả.

Có óc thẩm mỹ và kỹ năng sáng tạo

Sự sáng tạo sẽ giúp tạo được dấu ấn riêng cho chương trình. Điều này thể hiện qua những ý tưởng đột phá, các đề xuất mang tính thuyết phục. Cũng như những phương án giải quyết rủi ro hợp lý. Bên cạnh đó, có năng khiếu thẩm mỹ tốt sẽ giúp cho sự kiện hoàn hảo về mặt hình thức. Để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự.

Nhiệt tình và đam mê

Tính chất công việc của tổ chức sự kiện đòi hỏi sự nỗ lực cao, thường xuyên phải đi lại. Vì vậy, công việc này được đánh giá là khá khắc nghiệt. Để có thể theo đuổi và gắn bó lâu dài với công việc tổ chức sự kiện. Cần phải có sự đam mê và nhiệt huyết mãnh liệt.

to-chuc-su-kien-can-nhung-gi

Marcom với trên 10 năm kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị sự kiện như: Cho thuê màn hình Led, cho thuê âm thanhcho thuê ánh sáng. Ngoài ra Marcom cũng chuyên cung cấp các thiết bị chuyển đổi, hệ thống điều khiển và các giải pháp trình chiếu chuyên nghiệp của thương hiệu USA. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tổ chức một chương trình sự kiện thì hãy liên hệ ngay tới Marcom để được tư vấn triển khai sự kiện chuyên nghiệp và đạt hiêu quả nhé !

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THIẾT BỊ SKYEVENT

  • Hotline: 079 789 5656 (Mr. Nguyễn Tú)
  • Email: chothuemanled.vn@gmail.com
  • Website: https://chothuemanled.vn
  • Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
  • Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
  • Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
  • Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định

Rate this post

Trả lời

Contact Me on Zalo
079 789 5656