Để một sự kiện diễn ra thành công, việc lưu ý cách tổ chức sự kiện ra sao? Sắp xếp các công việc như thế nào cho hợp lý là một bài toán cần tính kỹ càng.
Một sự kiện có thể được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành xu hướng được nhiều đơn vị ưa chuộng. Không gian ngoài trời thoáng đãng, dễ dàng bài trí bố cục theo nhiều phong cách. Điều này chính là ưu điểm khiến không ít người thích thú.
1.Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc xây dựng ý tưởng, nội dung, kịch bản chương trình, lên chi phí, dự kiến rủi ro và đưa ra kế hoạch về tiến độ, nhân sự cho một sự kiện có địa điểm tổ chức ngoài trời
Các sự kiện thích hợp để tổ chức ngoài trời như: lễ khai trương, show thời trang, sự kiện văn hóa – thể thao, lễ kỷ niệm, teambuilding…
Ưu điểm
- Tổ chức tại không gian mở nên tạo sự thoáng đãng, dễ chịu,
- Không giới hạn sức chứa nên phù hợp với sự kiện quy mô từ lớn đến nhỏ.
- Khách mời có thể di chuyển dễ dàng, không bị hạn chế không gian trong sự kiện.
- Đơn vị tổ chức có thể thỏa sức sáng tạo hay trang trí. Ý tưởng sẽ không bị bó hẹp trong một không gian hội trường hay phòng họp nào.
Nhược điểm
- Do tổ chức ngoài trời nên sẽ phụ thuộc vào thời tiết.
- Không gian mở và rộng hơn các sự kiện trong nhà. Các hạng mục như sân khấu hay bàn ghế không có sẵn nên đơn vị tổ chức sẽ phải setup mới cho mỗi sự kiện. Do đó, sự kiện ngoài trời sẽ cần tốn thêm nhân sự và thời gian chuẩn bị hơn.
Vì vậy, cách tổ chức sự kiện ngoài trời cần phải có những điểm lưu ý nhất định dựa trên ưu điểm và nhược điểm kể trên.
2. Các yếu tố cần lưu ý về cách tổ chức sự kiện ngoài trời
2.1 Yếu tố địa điểm
Điều đầu tiên cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện đó chính là địa điểm. Đây là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định những nội dung trên một cách kỹ lưỡng. Từ đó, các lựa chọn về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ được đưa ra.
- Nội dung của sự kiện
- Đối tượng tham dự sự kiện
- Diện tích địa điểm diễn ra sự kiện và số lượng người tham dự
- Độ đảm bảo về an ninh trật tự và thuận lợi di chuyển
Ngoài ra, vấn đề pháp lý khi tổ chức tại địa điểm ngoài trời cũng cần được cân nhắc và tiến hành.
Đơn vị tổ chức cần lưu ý những điểm trên khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Từ đó, đơn vị sẽ có lựa chọn hợp lý nhất và đưa ra kế hoạch tổ chức sự kiện sát yêu cầu nhất.
2.2 Yếu tố thời tiết
Điều kiện thời tiết ảnh hưởng khá nhiều đến sự thành công của sự kiện diễn ra. Đơn vị tổ chức cần lường trước vấn đề như không nên tổ chức sự kiện quy mô lớn vào mùa mưa hoặc thời tiết quá nắng nóng. Trong trường hợp tổ chức theo kế hoạch đã lên thì đơn vị tổ chức cần có những phương án sẵn sàng để hạn chế những ảnh hưởng xấu của thời tiết đến sự kiện.
2.3 Yếu tố vệ sinh và an ninh trật tự
Vệ sinh và trật tự tại địa điểm tổ chức cũng là một vấn đề cần lưu tâm tại sự kiện ngoài trời. Đơn vị tổ chức cần lựa chọn các bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm. Việc lựa chọn này để đảm bảo công tác vệ sinh và trật tự tại sự kiện được thực hiện chặt chẽ nhất,
Chúng ta cần xem xét đầy đủ ba yếu tố như trên để hiểu rõ hơn về cách tổ chức sự kiện ngoài trời thành công.
3. Cách tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả
Với mỗi sự kiện quy mô khác nhau, địa điểm trong nhà hay ngoài trời thì quy trình tổ chức sự kiện đều giống nhau. Theo mục tiêu và kinh phí mà đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cân đối về nội dung chi tiết các khâu. Sau đây là một số điểm cần lưu ý về cách tổ chức sự kiện thành công như ý muốn.
3.1. Lên ý tưởng kịch bản và chủ đề khác biệt và mới mẻ
Nội dụng kịch bản chính là phần cốt lõi của mỗi sự kiện hay chương trình. Một chương trình thành công đồng nghĩa với việc chủ đề phải thật sự thu hút được người tham dự. Với không gian mở tại sự kiện ngoài trời thì việc hấp dẫn được người tham gia là một điều không dễ dàng. Do đó, đơn vị tổ chức cần phải đưa ra ý tưởng bám sát mục tiêu của sự kiện. Cùng với đó, tính độc đáo và sáng tạo cũng cần đảm bảo để thu hút người xem.
Các ý tưởng có thể dựa trên tính chất của sự kiện, đặc điểm của đơn vị tổ chức kết hợp với yếu tố điểm mạnh của không gian ngoài trời. Cách tổ chức sự kiện hiệu quả hiểu đơn giản chính là cách làm sự kiện trở nên đặc biệt. Như vậy, sự kiện mới có thể thu hút tối đa sự quan tâm của người tham dự.
3.2. Xây dựng kịch bản có tính hấp dẫn và bất ngờ
Dù là sự kiện trong nhà hay ngoài trời thì kịch bản hấp dẫn và mới lạ với nhiều nội dung sẽ không làm khách mời cảm thấy nhàm chán. Kịch bản không trùng lặp với sự kiện khác sẽ khiến khách mời hứng thú hơn với chương trình.
3.3. Xác định chắc chắn thời gian và địa điểm tổ chức
Sau khi đã xác định rõ được chủ đề và lên kịch bản cho sự kiện, đơn vị tổ chức cần tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức ngoài trời phù hợp nhất. Các yếu tố cần lưu ý : bối cảnh địa điểm phù hợp với kịch bản chương trình, mạng lười giao thông thuận tiên cho việc khách mời di chuyển, diện tích đủ lớn để đảm bảo việc trang trí, sắp xếp sự kiện đúng như ý tưởng đã đưa ra.
Đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần tính toán kỹ về thời gian tổ chức. Điều này sẽ giúp lường trước hai rủi ro bao gồm: thời tiết xấu hoặc khó thu hút khách tham dự. Về thời tiết, các sự kiện ngoài trời luôn chịu chi phối rất lớn từ yếu tố này. Còn thời gian tổ chức sự kiện thì nên tránh các thời điểm nhạy cảm như lễ tết, ngày nghỉ dài.
3.4. Tìm một hình ảnh, nội dung mang tính biểu tượng cho sự kiện
Mỗi sự kiện được công nhận là thành công khi để lại được dấu ấn nhất định đối với người tham dự. Điều đó được thể hiện ở số lượng người tham dự, không khí tại sự kiện hay các con số liên quan đến mục tiêu doanh thu nếu có. Vì vậy, đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng một nội dung mang tính biểu tượng của sự kiện đó.
Điểm nhấn có thể là một hình ảnh, một bối cảnh hay một tiết mục trong nội dung chương trình. Bằng các hiệu ứng âm thanh – ánh sáng – hình ảnh, đơn vị tổ chức có thể tạo ra những khoảnh khắc ấn tượng, hấp dẫn khách mời.
3.5. Trang thiết bị sự kiện công nghệ hiện đại
Với đặc điểm của sự kiện ngoài trời, sự cần thiết của thiết bị sự kiện lại càng rõ ràng. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt nhất. Quy trình vận hành thiết bị cần được kiểm soát nghiêm ngặt. Đây chỉ là những tình tiết nhỏ nhặt nhưng sẽ góp phần vào sự thành công của việc tổ chức sự kiện. Các thiết bị, bối cảnh, sân khấu được sắp xếp một cách chỉn chu nhất. Chỉ một sai lệch nhỏ sẽ dẫn đến việc mất nhiều thời gian khắc phục hơn so với sự kiện tổ chức trong nhà.
MARCOM – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp
Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng những gói dịch vụ tổ chức sự kiện với nhiều hạng mục.
Với hơn 10 năm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị sự kiện, MARCOM luôn hiểu một cách toàn diện nhất về cách tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả và áp dụng điều đó vào các gói dịch vụ đa dạng cung cấp đến quý khách hàng.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 079 789 5656 (Mr Nguyễn Tú)
- Email: chothuemanled.vn@gmail.com
- Website: https://chothuemanled.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/chothuemanled.vnn/
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiên Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
